Reischeques verwerking

Een veel voorkomende en terugkerende vraag is hoe reischeques administratief verwerkt moeten worden. Dit komt vaak ter sprake als men overstapt van een ander administratiesysteem naar BAS. Hieronder proberen wij de verschillende verwerkingen van reischeques nader uit te leggen.
 
 
 
BAS kent een registratie van reischeques in een eenvoudige opzet. De registratie van cheques vind plaats aan de hand van een uniek nummer. Dat betekent dat een uitgegeven reischeque een uniek nummer behoort te bevattten om goed in BAS te registreren.
 
De volgende onderwerpen worden hieronder behandeld:
 
 

De uitgifte van een reischeque/cadeaubon

Bij het verstrekken van een reischeque/cadeaubon (voor het gemak hierna telkens kadobon genoemd) dient deze in de administratie te worden vastgelegd. In BAS is dat geregeld via de dagboeken Kas, Pin, Creditcard, Bank of Memoriaal.
 
Wordt de kadobon per Kas, Pin of Creditcard betaald, dan kies je in het betreffende dagboek voor Soort Mutatie: Kadobon.
 
 
In de Invoerregel voer je de nieuw uitgegeven kadobon in door middel van het unieke nummer op de kadobon. Het veld omschrijving is niet verplicht om in te vullen, maar kan handig zijn met bijvoorbeeld de naam van degene aan wie je de bon verstrekt. Zorg voor een correcte invoer van het kadobonnummer en voer per bon een mutatieregel in!
 
Wordt de kadobon via de bank betaald dan zijn er twee mogelijkheden:
  1. De kadobon wordt pas uitgegeven op het moment dat de betaling op de bank binnen is;
  2. De kadobon is al uitgegeven (op rekening) en wordt later betaald.
De eerste mogelijkheid is voor de administratie het gemakkelijkste. Alle kadobonnen die in BAS staan zijn dan ook daadwerkelijk voldaan.
De tweede mogelijkheid biedt vervolgens weer twee opties:
  • De kadobon wordt pas in BAS gezet bij de bankafschriftenverwerking, dus de daadwerkelijke ontvangst van het bedrag.
  • De kadobon wordt in BAS gezet via het dagboek Memoriaal.
Beide punten worden hieronder nader uitgewerkt.
 
Kadobon op rekening
 
Een kadobon wordt aan de klant verstrekt en is nog niet betaald door de klant. Gebruikelijk wordt aan de klant een factuur uitgereikt voor de verstrekking van deze kadobon. Een dergelijke factuur is niet in BAS te maken. Wij adviseren om daarvoor een modelbrief te maken, bijvoorbeeld in BAS bij de correspondentie op Relatieniveau.
Let op: Zorg voor een volgordenummering in de facturen (factuurnummer) voor de uitreiking van de kadobonnen. Een Reischeque/cadeaubon is niet belast met Omzetbelasting dus vermeld nooit BTW op een factuur met alleen een kadobon.
 
Wordt de kadobon pas in BAS gezet op het moment van ontvangst van het bedrag op de bankrekening, dan zul je dus afzonderlijk bij moeten houden, welke openstaande facturen er nog lopen.
Om toch te zorgen dat in BAS de uitgegeven bon direct geregistreerd is, kun je eventueel via Memoriaal de kadobon invoeren.
Hiertoe dient er een extra grootboeknummer, met daaraan gekoppeld een Overige code aangemaakt te worden. Omschrijving zou kunnen zijn: Gefactureerde kadobonnen. Via Memoriaal wordt dit dan als volgt geboekt:
De kadobon is nu direct beschikbaar in de administratie en op een afzonderlijke post wordt bijgehouden welke kadobonnen nog niet zijn voldaan (Administratie-Resultaatoverzichten-Overige opbrengsten en kosten).
Zodra de betaling op het bankafschrift voorkomt, dient deze niet onder soort mutatie Kadobon, maar onder Overig-Gefactureerde kadobonnen te worden geboekt.
Tip: Maak voor deze invoer van kadobonnen op rekening een apart memoriaal dagboek aan, dan is dat nog gemakkelijker op te vragen in overzichten. Gebruikers van Exact Online kunnen, na journaliseren, in Exact eventueel het openstaande bedrag met de betaling afletteren, zodat duidelijk is welke posten nog betaald moeten worden.
 
Welke oplossing het handigste is, hangt vooral af van de hoeveelheid kadobonnen op rekening in je administratie.
 
 
Inname kadobon
 
Een kadobon kan op twee manieren ingeleverd worden:
  1. als betaling op een dossier
  2. als terugbetaling aan de klant van eerder uitgegeven kadobon
De laatste zal zelden voorkomen, maar kan via de dagboeken worden uitgevoerd. Op dat moment dient niet het nummer te worden ingevuld in de boekingsregel, maar zal de kadobon door middel van de Zoek-knop opgezocht en gekozen moeten worden.
Als (deel)betaling op een dossier, is er op het dossier de betaalknop Kadobon, waarmee openstaande bonnen opgeroepen kunnen worden om vervolgens de juiste kadobon te selecteren.
 
 
Lijst met openstaande kadobonnen
 
In BAS is een lijst opvraagbaar met de openstaande kadobonnen. Dit kan per elke willekeurige (eind)datum opgevraagd worden. De lijst is opvraagbaar onder Administratie-Balansoverzichten-Kadobonnen.
Er kan gekozen worden voor alle kadobonnen, alleen de verschuldigde of alleen de te vorderen kadobonnen.
Verschuldigde kadobonnen wil zeggen alle kadobonnen die uitgegeven zijn en dus mogelijk ingeleverd kunnen worden door de bezitter ervan.
 
Te vorderen kadobonnen zijn kadobonnen die ingenomen zijn, maar waarvan de uitgifte niet in BAS is verantwoord.
Dat kan verschillende oorzaken hebben:
  • De betaling van die eerder uitgegeven kadobon is nog niet in BAS verwerkt. Zie hierboven.
  • Bij de overgang naar BAS zijn niet alle kadobonnen ingevoerd die op dat moment openstonden. Zie hieronder.
  • De kadobon betreft een kadobon van een ander reisbureau dan kantoor van uitgifte en mag wel worden geaccepteerd. Dit wordt hieronder ook nader uitgewerkt.
 
Kadobon van collega reisbureau
 
Bij ketenreisbureaus komt het voor dat er kadobonnen ingeleverd kunnen worden van andere reisbureaus. Indien het een kadobon betreft van een filiaal binnen één bedrijf/administratie in BAS dan kan de kadobon gewoon gekozen worden uit de lijst met openstaande kadobonnen. Is dat niet het geval dan dient de kadobon in de kadobonnenadministratie opgevoert te worden. Dat kan gewoon op het dossier met de Kadobonknop. Belangrijk is dan te vermelden in de omschrijving van welk collega reisbureau deze bon afkomstig is, zodat de administratie dit later kan nazien.
Gebruikelijk wordt er hierna een factuur opgesteld die aan het collega kantoor gestuurd gaat worden. Hiervoor kan het beste een standaard factuurmodel gemaakt worden. Zie hierboven. Let op eventuele afspraken binnen de keten hiervoor.
 
 
Kadobonnen invoer bij start met BAS
 
Zodra de volledige overgang van een ander administratiesysteem naar BAS een feit is, zullen de per balansmoment de nog uitstaande kadobonnen ingevoerd moeten worden. De bonnen kunnen het beste via Memoriaal op de 1e dag van de nieuwe start (meestal boekjaar) worden ingevoerd. Iedere bon dient afzonderlijk te worden ingevoerd.
Het Memoriaal werkt op gelijke wijze als kas, bank etc. zodat de bonnen als een positief bedrag ingevoerd moeten worden.
Vervolgens zal er een tegenboeking moeten plaatsvinden. Dit mag als één totaalbedrag en kan het beste op een tijdelijk aan te maken Overige code worden gedaan. Die overige code is dan bijvoorbeeld genaamd "Kadobonnen" en kan aan dezelfde grootboekrekening gehangen worden als de kadbonnen zelf. In het standaardschema van BAS is dat rekening 1930.
Zodra de bonnen zijn ingevoerd kan deze overige code weer verwijderd worden.
De totale mutaties van zowel de bon invoer als de tegenboeking komen op dezelfde grootboekrekening. Per saldo is dat dus 0.00 waardoor het in de boekhouding overgenomen eindbedrag van de vorige administratie gelijk blijft.